人事の私もコピペでいけた！Google フォームの回答をBacklogの課題登録と紐づけて業務ミスを軽減しよう！

by Angela

2022/06/22

Nulab / Backlog

ヌーラボで人事を担当しているAngelaです。人事、いわゆる管理部門の所属です。

管理部門の業務というと、こんな特徴が挙げられるのではないでしょうか？

社内から多数の依頼がある
同様の種類の依頼が何度もある
自分一人で完了にできないタスクが多い

そこで、Backlogを運営するヌーラボの人事労務課が多用しているのが、Google フォームで申請された内容をBacklogへタスクとして自動登録させるためのレシピです。

※このブログは、2022年6月10日現在において、Googleが提供するアプリケーションの仕様に則って執筆しています。

Google フォームだけで業務管理をするのは大変

Google フォームの問題点は、ズバリ「回答の共有範囲が限定されていること」ではないでしょうか。

回答の通知が、フォームの作成者にしかメールで飛ばせないので、ブラックボックス化する。またスプレッドシートを共有しても、更新に気づけない等々、ちょっと痒いところに手が届きません。また、10行程度なら良いのですが、100〜1,000行と増えるに連れて、行ズレや見間違いを起こしやすくなり、ミスを招きます。

これが、Google フォーム 1申請・Backlog 1タスクになれば、ぐっと楽になるのではないでしょうか？みなさんの業務にも当てはまるものがあったら、ぜひこの設定をお試しください。

Google フォームとBacklogを連携する

今回は、Google フォームの回答結果の内容をメールで転送し、「Backlogのメールでタスク登録」を経由してBacklogのタスク登録を行います。

1.インテグレーションの設定から課題登録用のメールアドレスを発行する

ここまでのステップで、Google フォームの回答結果を飛ばす先のメールアドレスの発行は完了です。

2.Google フォームの設定をする

スクリプトエディタを開きます。

エディタが開いたら、下記のスクリプトをコピー＆ペーストしてエディタに貼り付けてください。

function submitForm(e){
  var itemResponses = e.response.getItemResponses();
  var message = '';
  for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
    var itemResponse = itemResponses[i];
    var question = itemResponse.getItem().getTitle();
    var answer = itemResponse.getResponse();
    message += (i + 1).toString() + '. ' + question + ': ' + answer + '\n';
  }
  var address = 'ここにBacklogへの課題登録用のメールアドレスを貼り付けてください。';
  var title = 'ここに入れた内容がBacklogのタスクのタイトルになります。';
  var content = '以下の内容でフォームが送信されました。\n\n' + message;
  GmailApp.sendEmail(address, title, content);
}

貼り付けが完了したら、トリガーの設定に移ります。