【導入事例】東芝デジタルマーケティングイニシアティブ Backlogでウェビナー運営の工程を効率化し、企画準備期間を2カ月から1カ月に短縮 | プレスリリース

株式会社ヌーラボ（本社：福岡県福岡市、以下ヌーラボ）が提供するプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」は、東芝デジタルマーケティングイニシアティブ株式会社（本社：東京都港区、以下東芝DMI）に導入され、顧客企業のウェビナー運営に活用されています。

※以下、事例取材記事『企画にかかる期間が半分に。100のタスクを漏れなく回すBacklogウェビナー運営術』から抜粋・編集・再構成しています。

■ 「Backlog」を導入した背景

東芝DMIは、デジタルテクノロジーを活用したコンサルティングとソリューションを提供し、顧客企業のマーケティングや営業活動の変革を支援しています。
同社が年間20～30本を手がけるウェビナー運営では、企画からアフターフォローまで多岐にわたる作業を、開催ごとに洗い出して管理していました。シリーズ展開を前提とした大型ウェビナーの企画を機に、継続的な開催に対応できる運営体制を整備するため、必要な作業をテンプレート化して展開できるBacklogを導入しました。

■ 「Backlog」を活用した取り組み

過去の作業を再利用して企画期間を半減
東芝DMIは、ウェビナー運営を重ねるなかで、登壇者情報の回収や発表資料の準備、集客施策など、企画からアフターフォローまでの工程を約100件のタスクとしてBacklogに蓄積しました。これらを次回以降の開催にも展開することで、開催ごとに作業を一から整理する工程を削減し、企画の具体化にかかる期間を2カ月から約1カ月へ短縮しました。

進捗を可視化することで会議を議論の場へ転換
複数のウェビナーを並行して進める際は、Backlogの「マイルストーン」機能を使って開催回ごとにタスクを整理しています。各担当者が事前にタスクの進捗を更新することで、会議での状況確認の時間を減らし、議論や判断に集中できるようになりました。

顧客企業と情報を共有し、社外を含むプロジェクト管理を実現
顧客企業もゲストユーザーとしてBacklogに参加し、ウェビナーに関する確認事項や決定事項を記録しています。双方が進捗や対応内容を同じ環境で確認できるようになり、認識のずれを防ぎながら進められるようになりました。

■ 東芝DMI 担当者のコメント

ソリューション本部ソリューション推進部ソリューション推進第二担当
左）グループ長大西氏／右）齋藤氏

ウェビナー運営の“型”ができてからは、企画の具体化を効率的に進められるようになりました。やるべきことが明確になり、毎回一から検討する時間も削減されています。Backlogでは常に最新の状態を共有でき、お客様とも「こういう課題がある」という共通認識を持てます。双方に情報が提示され、役割分担が明確になるため、仕事の進めやすさにもつながっています。今後は、ほかの業務やプロジェクトにもBacklogの活用を広げ、ミスや抜け漏れの削減につなげていきたいと考えています。