自社メディアの運営業務に活用。メンバーのタスク可視化でリーダーの負担も軽減

歴史ある産業ゆえに、業界特有の商慣習に伴う課題も多い不動産業界。株式会社IPPOは「不動産業界の商慣習を再定義し、これからのあたりまえを創る」をミッションに掲げ、革新的な不動産仲介・コンサルティングサービスを展開しています。

同社のマーケティング部では、メンバーが2名から4名体制となったタイミングでタスク管理に課題を抱えたことから、Backlogを導入いただきました。マーケティング部シニアマネージャーの徳永様に、Backlogを活用して感じられた効果から、さまざまな機能を駆使した具体的な活用法まで詳しく伺いました。

「居抜き」によるオフィス移転で、スタートアップ企業を支援

——御社の事業内容を教えてください。

IPPOは、スタートアップ・ベンチャー企業に特化したオフィス移転仲介をメインに行う不動産テック企業です。

主力事業は、居抜き退去と居抜き入居を支援するサービス「ハイッテ」。オフィス移転はコストがかかる上、廃棄物の処理や退去後の原状回復など煩雑な作業も多くあるのが現状です。居抜き移転によるコストと手間を大幅に減らすことで、私たちはこの課題を解決したいと考えています。

——マーケティング部の担当業務や、チーム体制についてもお伺いできますか？

マーケティング部では、自社メディアである「ハイッテ」の運営・開発や新規プロダクトの開発などを行っています。自社メディアには、都心6区（千代田区、中央区、港区、渋谷区、新宿区、文京区）の物件情報やオフィス移転に関するお役立ち情報を掲載しています。

ユーザー拡大のための施策の立案や要件定義などが主な業務です。サイトのデザインやコーディング、クリエイティブ作成など技術的な業務は、外部に委託する形で運営しています。

チーム増員後に発生したタスクの抜け漏れを防ぐため、Backlogを導入

——Backlogの導入前に、現場で抱えていた課題はありましたか？

マーケティング部はもともと2名のメンバーが在籍していたのですが、業務拡大に伴ってマーケティング未経験の新メンバーを迎え、現在の4名体制となりました。

新メンバーが入社して数ヶ月が経つ頃、タスクの抜け漏れが頻繁に起こるようになってしまったんです。入社後は覚えることも多い上に、当時はマルチタスクで業務を進めていたので、慣れないうちは優先順位をつけるのが難しかったことも要因だと思います。

また、当時はオフィス出社とリモートワークのハイブリッドな働き方だったため、チャット上でのコミュニケーションが多く、やり取りのスレッドが流れていってしまうことも課題でした。そこで、タスク管理ツールの導入を考え始めたんです。

——導入するツールの検討は、どのように進めていったのでしょうか？

まずは、複数のツールをピックアップして1ヶ月間のトライアル期間を設け、すべてのツールの使い心地を並行して比較検討してみました。

その中で印象に残ったのは、Backlogに搭載されているガントチャート機能のわかりやすさです。今どのタスクが進行していて、どのタスクの期限が迫っているのかが一目で把握できる点に惹かれましたね。直感的に操作できるデザイン性にもすぐれていると感じ、Backlogの導入を決めました。

現在、日常的なコミュニケーションは引き続きチャットツールで行い、期限があるタスクに取りかかるタイミングでBacklogに切り替えています。

タスクの進捗が一目瞭然で、メンバーへの後追いや状況確認の工程が削減！

——Backlogの導入後、どのような効果を感じていただいていますか？

現在は、記事管理や広告出稿に関わる作業の他、サイトの改修など自社メディアの運営業務におけるタスク管理にBacklogを活用しています。

新メンバーのタスク漏れを防ぐことを目的として導入しましたが、タスクを振る側の負担軽減やスムーズなプロジェクト進行にもつながり、大きな効果を感じています。

「カテゴリ」機能を使って業務の種類別にタスクを表示したり、「マイルストーン」機能を使って四半期ごとのタスクを一覧化したりと、さまざまな視点から業務を可視化できるのが便利です。自分や他のメンバーが今どのくらいの業務量を抱えているかも、一目で見られるようになりました。

Backlogを導入する前、メンバーには勤怠管理を兼ねて、チャットツール上で始業時点の業務予定と終業時の業務報告を送ってもらっていました。報告内容をリーダーである私が目視して、タスク漏れがないか、予定通りに進行しているか管理していたんです。

ですがこの運用だと、本来やるべき期限が迫っているタスクが書かれていなくても、なかなか気づけません。ときには、前の投稿を遡って、特定のメンバーに進捗を確認することもありました。

Backlogを導入してからは、ガントチャートで状況がすぐに把握できるので、こういった確認の時間を大幅に削減でき、生まれた余白の時間で、他のプロジェクトにも先回りして対応できるようになりました。

「バーンダウンチャート」や「Wiki」の活用で感じた、タスク管理だけではないメリット

——ガントチャートの他に、よく活用している機能があれば教えてください。

開発部門以外で使うのは珍しいかもしれませんが、「バーンダウンチャート」機能もよく活用しています。

四半期の初めに起票する課題の数は、200個から多いときは400個ほどにものぼります。タスクを順調に完了させていくとグラフがどんどん下がるのが確認でき、モチベーションアップにつながるんです。自分たちのやってきたことが可視化されると、気持ちの面でも良い影響があるのだと気づきました。

さらに、バーンダウンチャートではメンバーごとの完了状況や負荷も見えやすいです。メンバーの仕事ぶりを定量的に確認できるので、評価の際の参考情報にすることもあります。

バーンダウンチャートはモチベーションアップにも効果的

——タスク進捗の可視化が、モチベーションアップや評価の見える化にもつながっているんですね。その他の機能の活用状況はいかがでしょうか？

社内のナレッジや情報共有には、Wikiを重宝しています。マーケティング未経験のメンバーのために、専門用語や知見をWikiに蓄積するほか、業務で使用する顧客管理システムや経理システムの操作マニュアル動画も掲載しています。

入社直後は、メンバーによってITスキルもそれぞれ異なる上に、社内の情報をどこから拾ったらよいのかわからず戸惑う場面も少なくありません。Wikiにアクセスすれば、業務上知っておいてほしい情報はすべて入手できるようにしたことで、キャッチアップがしやすい仕組みを整えられたと思います。

マーケティング業務は、日頃さまざまなツールやサービスを活用しながら進めていますが、Backlogは情報を集約化するツールとしても有用だと感じています。

業務で利用するツールの情報をWikiにまとめておくことで、不要な確認作業を防ぎ業務効率化を実現

Backlog浸透の秘訣は、定量的な効果と実際の使い方を示したこと

——メンバーの入社時点でのITスキルが異なっていたとのことですが、Backlogの活用を浸透させるため、導入の際に工夫されていたことはありますか？

まずは導入の際に、過去にタスク漏れが発生した件数を示した上で「Backlogでタスクを可視化することによって、これだけの抜け漏れが減らせる」というメッセージを伝えました。

マーケティング業務では、日常的にデータを見ながら次の施策を分析・検討しているからか、数字が好きなメンバーが多いんですよね。だからこそ、現状の課題をデータでしっかり見せることを意識していました。

操作が不安なメンバーに対しては、実際にBacklogを使う様子を見てもらって使い方を覚えてもらいました。メンバーの特性を考えつつ個別対応したことで、だんだんと活用が浸透していったと思います。

人事業務や外部パートナーとの連携にも。広がるBacklog活用の可能性

——今後、Backlogの活用において展望があればお聞かせください。

近いうちに、人事部門でもBacklogを活用するかもしれません。新しいメンバーが入社した際のオンボーディングに関わるタスクなどは、一定期間内に完了させる必要があるので、Backlogとの相性も良いのではないかと考えています。

また、今後は新たなプロダクトの開発を検討しているため、バグ管理やGitを使ったバージョン管理なども、業務委託のエンジニアと相談しながら活用していきたいですね。

マーケティング部では今、Backlogを活用するメリットを大いに実感しています。タスク管理や業務の可視化に悩んでいる他の部署にも展開していけたらと思います。

——さまざまな機能を活用していただきながら、日々のタスク管理に向き合う様子がうかがえました。貴重なお話をありがとうございました！

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