大阪府大阪市に拠点をおき、2023年で創業54年を迎える株式会社創都設計。「すべての人が、愛情を持ってつながる場を創造する」をビジョンに掲げ、全国規模で様々な建物の設計・施工を行う設計事務所です。
同社ではSlackの仕様変更を機にTypetalkへ移行。現在、社内のすべての業務においてTypetalkを活用されています。今回、なぜSlackの代替ツールとしてTypetalkを選んだのか、そしてTypetalk導入によってもたらされたメリットや活用方法など同社の丹川様に詳細を伺いました。
| 導入目的 |
Slackの仕様変更によりメッセージを管理できなくなったため |
| 課題 |
・Slackでは90日が経過したメッセージが見れなくなり、ストック情報として管理できなくなった |
| 効果 |
・案件ごとのやりとりが管理できるようになった ・必要な情報を簡単にキャッチアップできるようになった ・Slackでは実現できなかった理想の環境をTypetalkで実現できた |
| 業界 | 不動産・建設 |
| 利用しているヌーラボサービス | Typetalk |
| Typetalkユーザー数 | 7名 |
目次
建築からのアプローチに始まり「住まい」と「健康」を軸にした幅広い事業を展開
――御社の事業概要と丹川様の業務についてお聞かせいただけますか？
弊社は、建築設計・内装デザイン・各種申請・設計監理を軸に、全国のお客さまより建物の設計から完成まで承っております。
また、自然素材や断熱性能などの住環境を重視した住宅のリノベ―ション事業『naturuth（ナチュラス）』や、空間の質だけでなく人体に直接関わりのある「食」にもこだわりたいという弊社代表の想いから飲食店『串しゃぶ 菜彩』の経営も行うなど、建築からのアプローチにとどまらず事業を展開しています。
私の主な業務は建築設計・申請関係などの設計業務ですが、並行して弊社新規事業に関するブランディング、マーケティング、デザイン業務や、社内におけるメディア製作・案件管理・業務改善ツールの構築など、システム業務全般を担当しています。
Slackの仕様変更に伴い、ビジネスチャットツールを見直し
――Typetalk導入前の状況を教えていただけますか？
Typetalk導入前、弊社ではビジネスチャットツールとしてSlack、それ以前はLINEを社内連絡ツールとして利用していました。そもそもLINEからSlackに変更した理由は、案件ごとにログを管理したいという点にありました。
LINEでは、タスクとコミュニケーションの紐づけができないため、情報が流れてしまいがち。特に複数の案件が重なると情報が錯綜してしまい、円滑に進めることが難しい状況でした。
その課題を解決するために、Slack（無料版）を導入、プロジェクトや案件ごとにチャンネルを立て会話を整理する体制を構築することにしました。
――SlackからTypetalkに移行したきっかけは、何だったのでしょうか？
Slackの仕様変更です。ログを残すためにSlackというツールを導入しておりましたが、無料版では90日間で閲覧の制限がかかる仕様に変わりました。
有料版への移行も検討してはみたものの、弊社の社員は7人ということもあり、コスト面での折り合いがつかず、Slackに代わる新たなビジネスチャットツールを検討することになりました。
導入の決め手は、圧倒的な“使いやすさ”
――Typetalkを選んだ「決め手」は何だったのでしょうか？
声を大にしてお伝えしたいのですが、圧倒的な”使いやすさ”です。導入にあたり様々なビジネスチャットツールを検討したのですが、社員ごとのITリテラシーのレベルに関わらず、誰でも直観的にすぐ操作できるTypetalkの使いやすさは群を抜いていました。
特にTypetalkは、必要な情報をスムーズに社内へ共有できる点が魅力です。文章だけではなく、弊社の業務では欠かせない「図面データ・画像・PDF」などを制限なく添付できることは、弊社にとって重要なポイントです。
またPDFや画像を、PCからでもスマホからでもワンクリックで詳細プレビューできる機能も、とても役立っています。
――Typetalkをどのようなシーンでご利用いただいていますか？
弊社の全業務においてTypetalkを利用しています。Typetalkの優位性を実感するのは設計案件管理でのシーンです。
案件全体の大まかな流れや報告事項をまとめているトピックの中に、細かな作業に関する会話が混ざってしまうと情報が見づらくなってしまいます。
そのため、案件に関わる担当者のみの作業用トピックを別で作成し、共有事項に合わせて使い分けています。皆でルールを徹底して運用することで、Typetalkの中だけで情報の粒度に合わせたコミュニケーションを図れるようになりました。
設計案件管理だけではなく、社内イベントの企画検討や建築基準法の改正事項など、設計全般に共通する情報の共有などにも利用しているので、社内の様々な場面で多角的に役立っています。
トピックのグループ化とハッシュタグ検索でコミュニケーションが劇的UP
――Typetalkのお気に入り機能を教えてください。
たくさんありますが、特に気に入っている点が２つあります。
まず１つ目に”マイトピック機能”です。弊社では、常時複数の案件が同時に進行したり、案件一つ一つを長期にわたって管理する必要があるため、必然的にトピックの数が膨大になります。また担当業務や仕事の状況に合わせて、社員ごとにチェックしたいトピックは変わってきます。そういった場合には、自分が関わる案件や業務のトピックをマイトピック機能でグループ化し、各々の優先度に応じたトピックチェックができるためとても便利です。
トピックのグループ化は、Slackでは有料版でのみ使える機能でしたので利用しておりませんでした。Slackでは実現できなかった環境をTypetalkで構築できたことは、弊社にとって大変ラッキーなことでした。
２つ目は、ハッシュタグを使った”まとめ機能”です。例えば、B案件に関するトピックのメッセージ内にあらかじめ「＃検討事項」「＃請求事項」「＃社長確認」「＃京都府」など情報に応じたタグを入力しておけば、トピックの中でどれだけメッセージが流れていても、ワンクリックでタグがついたメッセージのみを抽出することができて、必要な情報を確実に拾い出すことができます。
「関連する話題が流れていってしまう」というチャットツールで起こりがちな課題を簡単に解決できる、他チャットツールでは見られないハッシュタグのまとめ機能は画期的だと思います。
モバイル版の「Typetalkアプリ」も使いやすく、外出先でもスマートフォンやタブレットから簡単に連絡・確認できるため、コミュニケーションロスを防いだり、取引先の方への正確な情報伝達にも役立っています。
――Typetalkの良さはどういった点にあるとお考えでしょうか。
Typetalkの凄さは、担当者レベルの個別連絡から組織全体の連絡まで管理でき、かつ必要な情報を簡単にキャッチアップできる“高度な機能”と“使いやすさ”が一体となっていることだと思います。
Typetalkのおかげで業務効率化やコミュニケーションの向上を図ることができております。案件管理・情報共有・企画検討など、弊社にとってTypetalkは欠かせないツールです。
今後もTypetalkを活用させていただきながら、業務改善・コミュニケーション向上を図るなど、さらに働きやすい環境を整えていきたいと考えています。
――本日は貴重なお話をありがとうございました！
