コニカミノルタジャパンでは、グローバルのWebサイト制作・運用と社外に向けたデジタルマーケティング支援事業でBacklogを活用しています。2017年にBacklogを導入し、2020年現在では230人規模でBacklogを利用しています。 同事業部がBacklogを大規模導入できた背景には「どのプロジェクトでも使えるBacklogの運用ルール」と「チームメンバーに利用を促進する啓蒙者の存在」がありました。本記事では、同社が作った3つの運用ルールと社内のメンバーにBacklogを使ってもらうための行動や意識についてご紹介します。
プロフィール：
- 下田 エリカ（しもだ・えりか）：マーケティングサービス事業統括部 デジタルマーケティング開発部 カスタマーエクスペリエンスグループ Webプロダクションチーム Webディレクター
目次
Backlog浸透の取り組み1. 課題の起票から完了までのルールを作成してメンバーに伝達する
– コニカミノルタジャパンでは、Backlogをチームに浸透させるために「ルール作り」を意識したそうですね。
そうですね。「コニカミノルタジャパンはBacklogでメールコミュニケーションを50%削減し、プロジェクトマネージャーの業務負荷をどう軽減したのか？」の記事でも述べていますが、Backlogに限らずすべてのツールに言えることですが、単純にツールを導入しただけでは様々な使用方法が発明されて、結果として属人化の温床になります。なので、どのプロジェクトでも使える使用ルールをBacklogのWikiに作成して、それをチームメンバーに案内するようにしました。 
コニカミノルタジャパンがお客様と共有しているBacklogの運用ルールWiki
– 具体的にどのようなルールを作成されましたか？
課題の起票から完了までの一連の流れを明文化しました。意識したのは 1. 課題の書き方(What) 2. 終了条件(How/Why) 3. 誰が課題をいつ完了させるのか(Who/When) の3つです。 Backlogの課題の立て方に限らず、タスク管理全般に言えることですが、人によって「タスクの認識」は変わりますよね。なので、どうやって課題を起票するのが正なのか、ということを伝わるようなルール作りをしています。
Backlogの「期限日」「担当者」「課題の詳細欄」などの使用方法を明文化
– Backlog初心者にとっては、課題の完了条件などが明確にされていると安心ですよね。初心者に意識して伝えていることはありますか？
そうですね。「課題がどうしたら終わるのか」という完了条件は課題の詳細欄に必ず書くようにルール化しています。それと、誰が最終的に課題を完了させるのかも決めていますね。基本的には課題を起票した人が、課題が終了条件に達したと確認できたら完了する、ということにはなっています。
課題の状態の使い方や完了条件などを明確にすることを意識
加えて、Backlogは標準で用意されている機能が多く、初心者が混乱しがちなので、すべては使う必要はないこと「ここは使いましょう」「ここは使いません」ということをWikiで明文化しています。
Backlogの初心者が混乱しないように「使う機能・使わない機能」を明文化
Backlog浸透の取り組み2. 導入後3週間は「ルールに沿った正しい使い方」できるよう啓蒙活動者にルール徹底を呼びかけてもらう
– 「新しいツールを導入してもなかなか使ってくれない」という声をよく聞くのですが、コニカミノルタでBacklogがスムーズに導入できた理由はなんでしょうか？
チームに「今後これを使っていきます」と呼びかけるタイミングで、すでにBacklogの運用ルールの叩きがあり、チームに共有したからだと思います。これがもしルールがない状態で「Backlogを入れたからちょっと試してみて」くらいの温度感だったらここまで浸透していなかったと思います。
– Backlog運用ルールはありつつもメンバーのアクションに結びつかない、という課題もあると思いますが、この辺りアクションさせるために意識していることはありますか？
私たちの場合は、チームメンバー内に「ルール外の使い方をした人に正しい使い方を教える」ことを自主的に行うメンバーが1人いたんです。そうした啓蒙活動者のような方がいるとチームにツールをより早く、確実に浸透できます。実際に私たちのチームもプロジェクトが始まって2〜3週間たった頃には啓蒙活動をしなくても、みんなBacklogを普通に使うようになりました。
Backlogを組織に浸透させるには「ルールを徹底するように呼びかけることが大切」と話すWebディレクター 下田 エリカさん
– ツールを導入するときって、導入する対象となるチームのリテラシーもある程度必要だと思うのですが、そのあたりいかがでしたか？
それでいうと、私たちのWeb制作チームはBacklog導入前にもプロジェクト管理ツールの利用経験がありましたし、ある程度リテラシーは高い方だったと思います。実際にBacklogの運用ルールをつくった人もプロジェクト管理ツールを浸透させた経験がある方でした。ツールを導入する上での失敗や成功を実際に経験している方は、こうしたルール作りなどが得意だと思います。
Backlog浸透の取り組み3. 既存ツールの代替となるBacklog機能をハンズオンで説明する
– マーケティング支援事業でお客様と一緒にBacklogを利用されているとのことでしたが、お客様へはどのように説明していますか？
マーケティング統括部の事業として、お客様のWebサイトの運用業務をメールベースで行っているのですが、毎日1件、月30件の案件を依頼される大規模なWebサイト運用に関するお客様はBacklogでの案件依頼に切り替えています。いまは1案件1課題という粒度で対応しています。
– お客様のなかにはBacklog初心者もいると思いますが、どのようにBacklogを案内されているのでしょうか？
先ほど例にあげたお客様はプロジェクト管理ツール自体使ったことがないお客様だったので、Backlogのハンズオンセミナーを実施しました。 お客様からも「今までOutlookでやっていたのが通用しないのでは？」という声が上がりましたが「Outlookの件名はここ、本文はここ、Toはここ、で使えるようになりますよ」というかたちでBacklogの代替機能を教えてあげると「何だ、そういうことか」とすぐに使いこなせています。
「Backlogに登録されていない依頼事項は依頼とみなさない」と徹底している
– なるほど。お客様がすでに使っているツールに当てはめて使い方を教えることで、理解度が増すんですね。
はい。それとあわせて、冒頭で伝えたようなルールも作成しています。お客様の案件依頼から私たちの対応と完了までの一連の流れをルール化して、BacklogのWikiに書いています。ハンズオンセミナーでは、Wikiに書いた手順に沿って、実際にお客様側で案件の課題を起票からコニカミノルタ側の対応中、レビュー、完了という流れを一通りデモンストレーションしています。
– すごい！勉強になります。最後にお客様にBacklogを浸透したことで負担は減りましたか？
そうですね。今まではメールできていたものがBacklogにすべて集まるようになったので、各課題の進捗管理がとてもやりやすくなりました。進捗についても、課題の各状態の定義を明確にして「作業がここまでいったら処理中にする」とか決めたので、課題の状態を見るだけでどこまで対応が進んでいるかわかるようになりました。
– 貴重なお話をありがとうございました！
[ コニカミノルタジャパンのBacklog導入による業務効率化の事例はこちら ]
■ コニカミノルタジャパン様が実際に運用しているBacklog運用ルールWiki
