A&A法律事務所がBacklogで事務作業を3割も削減！クラスメソッドとの案件管理にBacklogを選ぶ理由とは

「クライアントの最適解の提案とビジネスの加速」をミッションに掲げ、企業法務のDX化を推進するA&A法律事務所では、法務顧問を行う企業との契約書・業務管理にBacklogを活用しています。

契約書チェックの効率化とナレッジマネジメントのためにBacklogを導入。Backlogに情報を集約したことで、メール管理で起こりがちな情報の属人化を防ぎ、産休から復帰後の情報共有を円滑にしました。さらに、顧問先のクラスメソッド社との契約書管理をBacklogで行ったことで事務連絡に費やしていた時間を3割以上も削減。

A&A共同代表の遠藤千尋先生に企業法務のDX推進と、Backlog導入による効果について詳しく聞きました。

A&A法律事務所が企業の法務顧問にBacklogを選ぶ理由は「やさしい操作性」と「情報の引き継ぎやすさ」

ー遠藤先生が共同代表をつとめるA&A法律事務所について教えてください。

A&A法律事務所では「クライアントの最適解（Answer）を提案しビジネスを加速（Accelerate）させる」をメインミッションに、主に3つの事業を展開しています。1つは、リモートでありながら社内法務の一員であるかのようなサービスを提供するリモートインハウスリーガルサポートです。2つ目は、タイ、シンガポールを中心に東南アジアでのビジネス展開をサポートするグローバルビジネスアクセラレーション、３つ目に、社内のデジタルトランスフォーメーション(DX)推進時のデジタルガバナンスサポートがあります。

私は、法律事務所を設立する前に約3年間、2社のIT企業に法務として勤務していました。その際に感じたのは「法務業務におけるDXの遅れ」です。事業部のDXは進んでいるのに、法務に関しては紙ベースだったりアナログな業務管理が多く、明らかな遅れを感じていました。

その後、会社をやめて弁護士一本になった時に、業務のさらなるアナログさに愕然としました。しかし、これは改善の余地がありまくる！ということですので、自分が立ち上げた事務所の軸の１つとして「DX推進」を軸に法務サービスを提供すると決めました。

ー遠藤先生が提供している法務サービスや具体的な業務内容をおしえてください。

企業間の契約手続きや、企業の法務担当者の規約相談、業務コンサルが主なお仕事です。

具体例に「予防法務」があります。予防法務というのは、企業間のやり取りで紛争を防ぐのが主な目的です。有事の際に問題が起きないように顧問先の企業にこのスキームを作っています。さらに、企業法務のDXコンサルも行っており、クラウドサインの導入やBacklogを使った契約書管理を提案するのも仕事の一環です。

ー現在顧問先との契約書管理にBacklogを使われていますが、数あるツールのなかからBacklogを選んだ「決め手」は何でしょうか？

Backlogの決め手は全般的に「やさしい」点です。操作画面が分かりやすく、業務の定量化がしやすいです。加えて、私の顧問先の多くはIT企業なのですが、Backlogをすでに使っているケースが多い点も利用するきっかけでした。

Backlogを利用する前は別のツールやメールなどでタスクを管理していましたが、顧問先企業が増えて契約書のレビュー依頼も増えたことで管理が難しくなりました。また、私が産休に入る際にも、業務管理だけでなく情報の引き継ぎやすさも含めてBacklogが優れていると感じていました。

顧問先のクラスメソッド社との契約書業務はすべてBacklogに集約

ー顧問先のクラスメソッド様とBacklogを使って契約書の管理を進めていらっしゃるそうですね。

はい。クラスメソッド様の契約書準備や法務相談でBacklogを活用しています。具体例として、契約書のやりとりがあります。利用規約、契約書、覚え書き を新規で作成する場合と、既存の契約書の内容をレビューする場合にわかれており、これらの契約書の作成とレビューはBacklogの課題経由で依頼を受けています。

ーBacklogを使った具体的なワークフローについて教えてください。

まず、クラスメソッド様の営業担当の方が起点となって契約書作成の課題をBacklogに登録します。この契約書は、クラスメソッド社の顧客と締結するもので、私宛に契約書のレビューや作成の依頼が届きます。

その後にA&A側で作業に対してどれくらいの時間を要するのか見積もります。見積もりが済んだら作業を進めます。契約書の雛形を営業担当者に渡して、顧客情報をうめてもらいます。どちらが作業のボールを持っているのか？というのは、課題の担当者を変更して管理しています。

Backlogは課題の担当者を1人だけ設定できますが、A&A側で対応を進めているときは、担当者をこちらにして、課題の状態もわかりやすいように「処理中」に変更しています。

ー課題の依頼の仕方などは、遠藤先生とクラスメソッド様で共通のルールを設けて、Wikiにまとめているとお伺いしました。

はい。BacklogのWikiに「相談の仕方」というWikiを作成しました。こちらを参照すれば、クラスメソッド様の方で契約書などが発生した際に、私にどのような依頼をするのか、確認の流れを見れます。

また、Backlogの「種別による課題のテンプレート作成機能」も活用しています。契約書のレビューで必要な情報などの項目をあらかじめ課題のテンプレート化しておく取り組みです。秘密保持契約書のテンプレートや利用規約のテンプレートなどがあります。

テンプレート機能を活用することで、営業担当の方がBacklogに課題を登録するときに迷わないですし、確認のためのコミュニケーションも削減できるので、とても重宝しています。

Backlogのカスタム属性を使用して「所属部署名」「ひな形」「締結形式」などを必須項目化。契約書課題のやりとりで必要な情報を必ず記入できるように工夫している

Backlog導入で契約書に関する事務作業が3割以上も削減できた

ーBacklog導入の効果を定量的に教えてください。

契約書レビュー自体の工数は変わりませんが、依頼をされている内容の確認や、少し時間が空いた場合の前回までのやり取りの把握などのレビュー前後の事務連絡に関しては、3割以上は削減されているイメージです。

また、A&Aはクライアントとの契約形態がタイムチャージ式なので、各作業でどれくらいの時間を要するのかというのも記録しておく必要があります。この辺りは、Backlogの見積もり時間と実績時間の項目を活用して、作業にかかった時間を必ず記録するようにしています。

ーBacklogで工数管理を徹底されているのはなぜでしょうか？

契約書は細々としたやり取りや依頼する件数も多くなる傾向があるので、チェックバックに時間がかかることもあります。法務は表立ってその内容が見える業務ではないので「なぜこんなに時間がかかるのか？」という理由をきちんと説明できるようにするのも、私たちの仕事だと考えています。

そこで、Backlogの見積もりと実績を活用しています。おかげで、契約書レビューの登録から完了までにどれくらい時間がかかっているのかを定量的に可視化できているだけでなく、クライアントさんに各タスクがどれくらい時間がかかったのか、というのを課題で一覧的に報告できています。

タイムチャージ式で案件を管理しているため、予定時間・実績時間を管理している。課題の一覧画面では各案件にどの程度の実績があるのか一目でわかる

産休中の業務の引き継ぎ / 情報共有もBacklogで楽々簡単に

ーBacklogの活用ポイントに「産休に入る前の引継ぎ」とお話しされていましたが、情報共有面ではどのような効果を実感されていますか？

Backlogは「ナレッジシェア」を容易にします。以前は、顧問先担当者とのやり取りは、メールで行っておりましたが、メールは顧問先とのやり取りや情報が担当者のメーラーに蓄積され、情報の属人化が起こりがちです。さらに、担当者が変わるとその情報は引き継がれません。

でも、Backlogを利用すれば、担当が変わっても、過去のレビュー履歴がBacklogの課題にしっかり残ります。私が産休から復帰したときも、A&A側の弁護士とクラスメソッド様のBacklog上のやり取りを読んで「ああ、こうなったんだな」と理解できたのはとてもよかったです。もしBacklogがなかったらメールを全部転送してもらうしか手段がないので、それを考えたら無くてはならない存在ですね。 

Backlog導入で産休中の業務の引き継ぎと復帰後の情報共有を円滑にできたと語る遠藤先生

「業務管理が遅れている」と言われがちな弁護士業界・法務業界にDXを推進していきたい

ーA&Aは法務サービスのDX推進を掲げていますが、遠藤先生が掲げている法務業のDX化の展望を教えてください。

「弁護士業の業務管理は20年は遅れている」と比喩されることがありますが、私自身、DXが一番遅れているのは法務だと感じています。でも、新型コロナウイルス感染症の影響で、オンライン会議などの重要性を実感して、DXや業務管理ITツールを自分たちの仕事に取り入れよう、と考え直す空気も弁護士業界のなかで確実に広がっています。

一方で、法務においては、DX推進だけでなく、業務の属人化も解決したい課題です。背景として、法務の知識はある程度専門性が高く、属人化しやすい傾向にあるのです。業務の属人化は、個人から仕事を奪えないということですし、周囲からその成果を定量的に評価しにくいのです。

しかし、企業法務は、社員全員に関わる規定を整備して、基準を示す仕事です。だからこそ、社員にわかりやすく伝えるためにも、DXを通じて業務の可視化や情報のアクセシビリティを高めていく必要があります。

ー法務業務のさらなるDX推進をBacklogを活用してどのように実現していきたいですか？

「紙から解放されると場所からも解放される」という言葉がありますが、私自身もBacklogをはじめとしたさまざまなSaaSサービスを利用することで、自宅でも仕事ができるしコロナの影響を受けずに仕事を順調に続けられています。まずは自分がロールモデルとなるためにも、自身の業務のDX化と顧問先とのやり取りをより洗練させていきたいです。