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株式会社圓窓 澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」

ジェイエイシーリクルートメントなどの大手企業のビジネスマネジメントアドバイザーやコンサルティングを事業とする「圓窓」では、案件管理にオンラインアシスタントの「CASTER BIZ」とプロジェクト管理ツールの「Backlog」を活用しています。

同社では、倍増する案件管理・顧客管理をCASTER BIZのオンラインアシスタントに任せ、直感的に使える業務管理ツールとしてBacklogを導入。案件や顧客管理にBacklogを活用することで、漏れのない効率的な案件対応を実現。その結果、ツール導入前と比較して売上が7倍も増加しました。

多忙を極める圓窓代表の澤円さんに、オンラインアシスタントの導入とBacklogを活用した案件管理のコツについて詳しく伺いました。

導入目的

■ 事業拡大とともに倍増する案件に漏れなく対応をするために、オンライアンアシスタントのCASTER BIZを導入。Backlogを使って案件を管理

課題

■ 案件が倍増したので、チャットツールのSlackで案件の進捗や情報を管理をするのが難しくなった

■ 案件管理・顧客管理に対応するオンラインアシスタントでも気軽に使える業務管理ツールが必要

■ 顧客情報を扱うので、セキュリティ面でも2段階認証などが設定できることが必須

効果

■ Backlogはチャットツールとちがい、期日・担当者・作業の内容などの情報が流れずに確実に管理できる

■ Backlogは他のプロジェクト管理ツールと比較して直感的に使えるデザインのため、オンラインアシスタントが短時間で操作方法を習得できる

■ 2段階認証などが使えるため、機密性の高い顧客情報の管理などのセキュリティ面も安心

業界

コンサルティング

Backlogの利用目的

案件管理・コミュニケーション管理

利用しているヌーラボサービス

Backlog

日立製作所などの大手企業のビジネスマネジメントのアドバイザーやコンサルティングを担う「圓窓」

ー澤円様が代表を務める「圓窓」の事業内容について教えてください。

圓窓では、主に3つの事業を展開しています。1つは、企業顧問でビジネスマネジメントのアドバイス、マネージャー育成、プレゼン指導などを行っています。2つ目に、講演活動でプレゼン講座、コミュニケーション講座、働き方改革、DXなどをテーマにしています。3つ目に、書籍出版、ウェブメディアの寄稿を行っています。

2021年6月現在、顧問を務める企業は7社です。主な実績として、日立製作所、ファストドクター、ビズリーチ、ジェイエイシーリクルートメント、神奈川ダイハツ、デジタルシフトなどがあげられます。業種業態はバラバラですが、提供しているアセットは全社共通で「デジタル」です。

私の得意分野はAI、SNS、サイバーセキュリティ、ピープルマネジメント、働き方改革、セルフブランディング、プレゼンテーションなど多岐にわたるのですが、これらのタグを色々掛け合わせて企業様にアセットとして提供しています。

3回連続で飛行機のチケットの予約ミス!オンラインアシスタントのCASTER BIZが多忙を極める澤円さんをMicrosoft Outlook カレンダーとBacklogで徹底管理

ーCASTER BIZのオンラインアシスタントがBacklogを使って、澤様の業務を管理しているそうですね。オンラインアシスタントを導入したきっかけは何ですか?

私は得意分野を組み合わせて企業に提供している一方で、「不得意なこと」が3つあるんです。1つはスケジュール管理、2つ目にお金の計算、3つ目に事務的な文書作成です。

CASTER BIZを導入したのは、こうした「不得意なこと」をお願いしたいと考えたのがきっかけです。スケジュール管理の具体的なエピソードとして、3回連続で飛行機のチケットの予約ミスをしたことがあるのですが、それをTwitterで呟いたら、株式会社CASTERの中川社長が「そろそろうちのサービス使ってください!」とアドバイスをくれました。それがきっかけですね。

株式会社圓窓 澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」圓窓代表の澤円氏。オンラインアシスタントの「加藤かおり」さんも同席してオンライン取材を行った

CASTER BIZを導入するときは自分ができないことを洗い出して、スケジュール管理、お金の計算、事務的な文章の作成ができないとわかった。なので、オンラインアシスタントの「加藤かおり」さんにはこうした作業を対応してもらっています。

現在業務管理で使っているツールは以下の3つですね。

  • 案件管理:Backlog
  • スケジュール調整/お客さまとのコミュニケーション:Mictosoft 365
  • オンラインアシスタントとのコミュニケーション:Slack

スケジュール管理の面では、仕事に関するスケジュールを全部カレンダーで管理してもらっています。仕事の内容や案件ごとの報酬はBacklogの課題で管理しており、課題のリンクをカレンダーに貼り付ける運用をしています。こうすることで、カレンダーをみて仕事の内容が気になったらBacklogの課題を見に行く、という運用ができています

CASTER BIZとBacklogを導入して売上が7倍も増加

ーCASTER BIZとBacklogを導入した効果はいかがでしょうか?

CASTER BIZとBacklogを2019年6月から利用して今年で3年目ですが、当時と比較して売上は7倍に増えました

自分が忘れている仕事をオンラインアシスタントがBacklogの課題でリマインドをしてくれることで、自分がボールを持っている仕事はなにか瞬時に理解して、優先度をつけて業務を遂行できるようになりました

また、事務作業やスケジュール管理を全部オンラインアシスタントがすべて対応してくれるようになったので、隙間時間を最小限にして、お客様に最大限の価値提供ができるようになりました。もしCASTER BIZとBacklogを利用していなかったら、ここまでの売上達成はできていなかったはずです。

株式会社圓窓 澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」オンラインアシスタントと澤さんの作業に関する細かいやり取りは、Backlog上で日々行われている

案件が増えたことでわかった、チャットツールとプロジェクト管理ツールの役割のちがい

ーBacklogを導入する前に使用していたツールは何でしたか?また導入の決め手についても教えてください。

実は最初はコミュニケーションツールとして利用していたSlackで業務管理もしていました。しかし、案件が倍増して、各プロジェクトの進捗などを追っていく必要がでてきて「Slackはあくまでもコミュニケーションツールとして使い倒すとして、プロジェクトや業務を管理するなら専用のツールも併用した方がいい」ということがわかったんです。具体的には、作業の期日・担当者・内容などの情報の一覧性を高めたいニーズが出てきたのです。

そこで、オンラインアシスタントが短時間で操作方法を習得できること、2段階認証などが使えてセキュリティ面も安心であることの2つの理由でBacklogを導入しました。

案件管理・顧客管理をBacklogに一元化 / CASTER BIZのオンラインアシスタントがBacklogの課題に案件情報を集約

ーBacklogを使って、どのように案件を管理されているのでしょうか。

案件単位でプロジェクトを分けています。膨大な量の案件を並行して進めているので、プロジェクトの数は多いのですが、Backlogのダッシュボードを見ればすぐにプロジェクトの詳細を一覧できるので便利ですね。

私は、Backlogのダッシュボードがお気に入りなのですが、自分がやる必要のある(もしくは必要のありそうな)課題が一目でわかるのが便利ですね。

株式会社圓窓 澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」Backlogの「ダッシュボード」を見ると、現在進めているプロジェクトと作業状況を俯瞰できる

ー案件依頼のお問い合わせはBacklogで課題化して、一元管理されているそうですね。

はい。圓窓のウェブページの問い合わせ窓口から案件依頼がきたら、オンラインアシスタントがBacklogに課題を登録します。問い合わせ情報(案件内容、報酬、進め方 など)は、課題の詳細欄にテンプレート化しているのですが、テンプレート化された項目をオンラインアシスタントが記入して、情報が整理されたタイミングで私に連絡が届きます。そして、私は整理された情報をもとに、案件を受けるか受けないか判断して、オンラインアシスタントにお客様とメールでやり取りしてもらいます。

また、メールのやり取りもBacklogの課題にすべて記録しています。課題の詳細欄を見れば、常に最新の情報が書かれているので、案件で気になることがあったら課題に飛んで、詳細欄を確認するという運用をしています。

株式会社圓窓 澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」問い合わせを受けた案件はBacklogの課題で専用のテンプレートを用いて管理している

案件として対応することが決まったものは、すべてBacklogに課題として登録しています。お客様とのやり取りもBacklogに集約しているので、背景なども後から確認できて便利です。

「今日は何をするんだっけ」Microsoft Outlookのカレンダーに記入した”Backlogの課題リンク”から作業内容をワンクリックで確認

ー「今日やること」はOutlookのカレンダーとBacklogを併用して管理されているそうですが、どのように運用されているのでしょうか?

Backlogの課題には作業手順、対応期日、お客様とのコミュニケーション履歴などの情報を集約しています。細かい作業内容はBacklogで管理する一方で、Microsoft Outlookのカレンダーも併用しています。

たとえば、「今日は何をするんだっけ?」と思ったら、まずは、カレンダーを確認します。それで、作業の詳細を知りたくなったらカレンダーの詳細に記載されているBacklogの課題のリンクから確認しています。コミュニケーションツールのSlackとBacklogも有機的に連携しているので、情報の把握漏れや対応漏れなどの見落としはなくなりましたね。

株式会社圓窓 澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」本取材もオンラインアシスタントと澤さんがBacklogの課題で期日などの詳細をやりとりした

テレワークをうまくいかせるコツは、苦手なことを”ニガテ”と言える「自己開示力」と「他人に任せる」ということ

ー澤さんはテレワークを円滑に進めるためにBacklogやCASTER BIZなどのツールをご自身のワークフローに上手に組み込んでいますが、テレワークを成功させるための秘訣について教えてください。

最近テレワーク関連でよく企業で講演することが多いのですが、よく耳にするのは「相手の顔が直接見えないから、テレワークがうまくいかない」という意見です。

私は、テレワークがうまくいかない理由は、相手の顔が見えないところにあるのではなく、相手に自分の業務の内容を明確に伝えられていないことが原因だと感じています。言い換えると、自分の不得意な分野をしっかり開示して、どういう助けを必要としているのか伝えきれていないから、テレワークがうまくいかないということです。

株式会社圓窓 澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」

テレワークはあくまでも「手段」でしかないです。なので、手段にばかり目を向けて、仕事がうまくいかないと嘆くのはちょっと違うのではないかと。テレワークがうまくいっていない方々の根本的な原因は、手段の手前にある「自分の仕事は何か?」という問いに対する答えが言語化できていないことが多いんですよ。

ー業務の言語化はどうしたらうまくできるのでしょうか。

業務の言語化については3つの視点があると私は考えています。1つは経営者の視点です。「あなたの仕事、会社はどのように社会貢献して、どういうミッションを掲げていますか?」という問いへの回答を組織や社員が理解できるまで落とし込んで言語化する、これは経営者にしかできない仕事です。

2つ目に、中間管理職の視点です。「部署が担う責任を通じて、会社のミッションを実現できていますか?」という問いへの回答を社員に理解させられるまで落とし込んで、言語化するのが彼らの役目です。3つ目に、チームメンバーの視点です。「自身の仕事を理解して、行動する」ために自分の役割を言語化する、というのが彼らの仕事です。

テレワークをせざるを得ない環境のなかで、企業は「業務の言語化」に本腰を入れて取り組む必要があります。もちろん私がお伝えした視点で組織全体で言語化に取り組むことも大切ですが、他社の成功事例を真似することも大切です。

私はCASTER BIZとBacklogを使って、業務の可視化や効率化に取り組んでいますが、自社に適した業務フローやツールというのは存在します。なので、テレワークに悩んでいる方は、私の事例をはじめとして、業務効率化がうまくいっている事例をまずは知るところからはじめてみてはいかがでしょうか。

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